La mudanza de una oficina puede parecer una tarea compleja. Es necesario trasladar mobiliaria, material informático o documentos entre otra gran variedad de elementos. Esto implica una gran organización y un uso adecuado del tiempo y el espacio disponible para el traslado. Contar con camiones o furgonetas es una ayuda inestimable para conseguir llevar a cabo con éxito el traslado.

6 consejos para una mudanza de oficina perfecta

Realizar este tipo de acción implica una pausa en el desarrollo del trabajo que no debe alargarse en el tiempo. Para ello es importante coordinarse y gestionar de manera adecuada los recursos y esfuerzos. Con estos consejos podremos llevar a cabo la mudanza con mayor facilidad e intentando que afecte lo mínimo posible en el desarrollo del negocio.

La fecha es el primer paso

Fijar la fecha más adecuada es el primer paso. Es importante analizar el momento del año con menor actividad y los días de la semana que nos compense más cesar la actividad. En ocasiones se puede recurrir al fin de semana para no perder tiempo de trabajo en la mudanza. Establecerla con margen nos permitirá gestionar el alquiler de furgonetas de una forma más eficiente y disponer de los recursos adecuados.

Plano de distribución

Al aprovechar el mobiliario y los elementos de la anterior oficina en el nuevo espacio es imprescindible contar con un modelo de distribución que nos permita colocar todo de manera rápida y ordenada. Cuando empecemos a trabajar en las nuevas instalaciones solo deben ser necesarios pequeños ajustes.

Inventario para no olvidarse nada

Antes de ponernos en marcha debemos realizar un inventario de todos los elementos disponibles en la oficina. Con este documento en la mano podremos separar aquellos elementos que trasladaremos y los que son para desechar o donar. Además, contaremos con un listado para realizar el seguimiento con facilidad.

Empaquetado y etiquetado eficiente

Es importante realizar un empaquetado adecuado, podemos hacerlo por secciones para facilitar su colocación en las nuevas instalaciones. Todas las cajas y materiales deben contar con un etiquetado que permita identificarlas y distribuirlas de manera adecuada. Invertir tiempo en esta parte del proceso ahorrará mucho más a la larga.

Comunicación con la plantilla

Los trabajadores deben ser parte activa de la mudanza y es importante que conozcan las nuevas áreas y el proceso que se va a llevar a cabo. Podrán adecuar sus labores en las fechas de la mudanza y empaquetar sus pertenencias y documentos de la manera más práctica y cómoda para ellos.

Logística a todos los niveles

Preparar un plan logístico realista es fundamental para lograr una mudanza exitosa. Es imprescindible fijar los tiempos o definir los viajes de la furgoneta para mudanza o el número de las mismas que necesitamos. Además, debemos planificar el orden en el que se van a trasladar las secciones.

Poniendo en práctica estos consejos podremos llevar a cabo una mudanza de oficina rápida y eficiente. Es imprescindible que afecte lo mínimo posible al desarrollo de nuestra actividad para no perder dinero. Contar con una flota de furgonetas es el primer paso para alcanzar este objetivo, podemos solicitar este servicio en Área Alquiler.